一、核心目标：为什么要重点管理进项发票？

1. 降低增值税税负：合规的进项发票是抵扣销项税额的合法凭证，直接减少应缴纳的增值税。

2. 降低企业所得税税负：成本费用的进项发票是企业所得税税前扣除的重要依据。

3. 顺利通过税务稽查：规范的发票管理是应对税务检查的基石，能有效防范税务风险。

4. 享受优惠政策：某些财政返还或行业性优惠政策，往往以规范纳税为前提。

二、进项发票管理的“生命全周期”技巧

阶段一：取得环节——从源头控制质量

1. “四流合一”严把关：

• 发票流：收到的增值税专用发票票面信息必须完整、准确（纳税人识别号、公司全称、地址电话、开户行及账号）。

• 资金流：付款方、收款方与发票上的购销方信息一致。尽量公对公转账，避免大额现金支付或私户转账，这是税务稽查的重点。

• 合同流：签订合同的主体、内容与发票记载业务一致。

• 货物流/服务流：实际的货物走向或服务提供与合同、发票内容相符。

• 技巧：向供应商提供标准的《开票信息函》，并要求对方提供同样规范的开票信息。

2. 区分发票类型，明确抵扣规则：

• 增值税专用发票：最常见的可抵扣凭证。

• 机动车销售统一发票：购买机动车时取得，可抵扣。

• 海关进口增值税专用缴款书：进口货物时取得，需在税务系统进行稽核比对。

• 农产品收购发票/销售发票：按特定计算方式抵扣。

• 通行费电子普通发票：注意只有左上角标识“通行费”字样，且税率栏显示适用税率或“免税”的电子发票才可以抵扣。

• 国内旅客运输服务凭证：注明旅客身份信息的航空运输电子客票行程单、铁路车票、公路水路等客票，按计算公式抵扣。

3. 拒绝接收“问题发票”：

• 虚开发票：完全无真实业务、或业务内容、金额不实的发票。

• 发票信息错误：公司名称、税号哪怕错一个字，都不能抵扣。

• 非规范商品编码：商品或服务名称开具不规范（如笼统开具“办公用品”、“材料”等），需附上税控系统开出的《销售货物或者提供应税劳务清单》并加盖发票专用章。

阶段二：审核与认证（勾选确认）环节——时效性与准确性

1. 建立内部交接与审核流程：

• 业务人员取得发票后，应填写《发票交接单》或通过OA系统流转，明确业务内容、金额、经办人。

• 财务人员收到发票后，立即检查票面信息、印章清晰度、与合同/入库单是否一致。

2. 熟练掌握“增值税发票综合服务平台”：

• 定期勾选确认：通常在征期结束前，登录平台对当期可抵扣的进项发票进行勾选确认。注意抵扣时限：自开具之日起360天内（2020年3月1日后取消认证期限，但实务中仍需关注政策微调）。

• 统计确认：勾选后，必须在申报期内在平台进行“统计确认”操作，数据才能同步到电子税务局用于纳税申报。确认后，所属期的数据将无法回退，务必谨慎。

• 查询与下载：善用平台的查询功能，定期下载《勾选确认清单》作为记账凭证。

阶段三：入账与归档环节——确保账实相符

1. 及时入账：

• 代理记账人员需在每月截止日前提收所有进项发票，确保当期成本费用及时入账，避免跨期问题。

• 会计分录要准确，特别是涉及不同税率、进项税转出等情况。

2. 规范归档：

• 物理发票：建议使用专用的发票粘贴单，按时间或类别顺序粘贴，装订成册，注明期间和册号。

• 电子发票：必须保存XML格式的源文件，而不仅仅是PDF或打印件。未来税务稽查可能要求提供源文件。建议建立规范的电子档案库，按规则命名存储。

• 保存期限：发票及相关账簿、凭证的保存期限为10年。

三、特殊风险点与应对技巧（广州地区需特别注意）

1. 警惕“滞留票”风险：

• 定义：销货方已申报开票，但购货方长期（通常超过90天）未进行认证抵扣的专票。

• 风险：税务局系统会预警，可能怀疑企业存在账外经营、隐瞒收入等行为，从而引发稽查。

• 技巧：定期在发票综合服务平台查询“逾期发票查询”和“滞留发票查询”，对于因合理原因（如合同纠纷、货物质量问题等）无法抵扣的发票，备齐相关合同、邮件、说明文件等证据链，以备核查。

2. 正确处理“进项税转出”：

• 用于简易计税方法计税项目、免税项目、集体福利或个人消费。

• 非正常损失的购进货物或相关劳务、服务。

• 发生以下情况，已抵扣的进项税需做转出处理：

• 技巧：准确区分各类成本费用用途，在记账时做好辅助核算，避免因转出不及时带来的补税、滞纳金风险。

3. 利用专业代理记账机构的优势：

• 政策及时性：优秀的代理记账公司能及时掌握广州本地税务政策动态和稽查重点，为企业提供预警。

• 流程规范性：他们有一套标准的发票审核、入账、归档流程，能减少人为差错。

• 沟通桥梁：在遇到发票疑难问题时，专业的代账会计能更好地与税局沟通，为企业提供解决方案。

总结

• 前端控制：业务发生时就要想到发票合规。

• 过程严谨：建立标准的审核、勾选、入账流程。

• 后端归档：物理与电子档案并重，留存完整证据链。

• 持续关注：紧跟政策，定期自查，化解风险于未然。